Het accountantskantoor RSM heeft haar informaticasysteem vernieuwd. Het werd een probleemloze overgang zonder verlies van tijd of gegevens, maar met een erg positieve invloed op de kwaliteit van de dienstverlening naar de klanten toe. En wat nog belangrijker is : RSM beschikt nu over een informaticasysteem dat perfect voldoet aan de evolutie van het bedrijf. Dit verklaart vanzelfsprekend waarom de fiduciaire zo tevreden was met het werk van Megabyte, en waarom zij sindsdien zijn blijven samenwerken.
De RSM fiduciaire is een internationale groepering die gespecialiseerd is in accountancy, revisorale controle, fiscale expertise, gerechtelijke expertise en die bijvoorbeeld ook hulp biedt bij het oprichten van bedrijven. De lijst met competenties is lang. In België wordt de fiduciaire RSM vertegenwoordigd door de firma RSM. Deze onderneming werd opgericht in 2000 na de fusie van vier kantoren, en stelt iets meer dan 20 personen te werk, gelijkmatig verdeeld over haar zetels in Brussel en Antwerpen. Het zakencijfer (2,5 miljoen euro in 2006) groeit met ongeveer 10 % per jaar. Het klantenbestand bestaat o.a. uit stichtingen, vzw’s en commerciële bedrijven met tientallen winkels. In Brussel heeft RSM ondermeer een groot aantal vastgoed kantoren als klant.
Op het vlak van de informatica werken de sociale zetel in Antwerpen en de bedrijfszetel in Brussel op een volledig autonome manier. Terwijl de Antwerpse medewerkers nog geen nieuwe beheersoftware of boekhoudpakket hebben aangeschaft, heeft de Brusselse zetel contact genomen met het integratiebedrijf Megabyte om een oplossing te vinden die voldoet aan haar behoeften. Een goede keuze, als we de felicitaties van de verantwoordelijken van de fiduciaire mogen geloven.
Twee belangrijke omschakelingen werden uitgevoerd
Tout d’abord, l’infrastructure du réseau de RSM a été remise à niveau
en eerste werd de infrastructuur van het RSM netwerk verbeterd
« Het succes van RSM heeft hen verplicht het informaticapark te vernieuwen, aangezien het vorige systeem niet meer voldeed aan de evolutie van het bedrijf. Zij waren niet meer gerust in de toekomst omwille van de oude structuur en infrastructuur op informaticavlak», verduidelijkt Emmanuel Taillieu, Sales Operations Director bij Megabyte, die dit dossier met succes heeft afgewerkt. Het nieuwe systeem voldoet perfect aan de verwachtingen van RSM. « Het systeem is uitbreidbaar, soepel, veilig en betrouwbaar », benadrukt Emmanuel Taillieu
.
Daarna heeft RSM een nieuw boekhoudpakket gekozen om de dossiers van zijn klanten op te volgen
Na een uitgebreide analyse werd er voor Lijn Bob van Sage Bob Software gekozen. Francis Locquet, verantwoordelijk voor de softwareprogramma’s bij Megabyte, legt uit waarom : « Als fiduciaire gebruikte RSM verschillende boekhoudpakketten voor haar klanten. Het bedrijf wilde dit optimaal rationaliseren en heeft verschillende programma’s vergeleken : Popsy, Cubic Pro, ProAcc, Easi, en BOB. Hieruit bleek dat Bob het beste voldeed aan de verwachtingen en behoeften van haar klanten ». Dat bevestigt ook Chantal Rolin, één van de drie vennoten van de fiduciaire : « Twee criteria waren essentieel : we mochten geen tijd verliezen, en we moesten alle gegevens van ons vorig programma kunnen recupereren. Met Lijn BOB werd de omschakeling probleemloos afgehandeld ».
Chantal Rolin is vol lof over de manier waarop Megabyte de omschakeling van Cubic naar BOB heeft uitgevoerd. Gedurende één week hebben een project leader, een project manager, een ingenieur en enkele specialisten samengewerkt om de oplossing te installeren, optimaal af te stellen en later eventueel bij te stellen. Professioneel werk. « De overschakeling van het ene programma naar het andere is zo vlot verlopen dat onze medewerkers geen enkele basisopleiding hebben moeten volgen ! », merkt de vennoot van RSM op. « Dat kwam goed uit want zo konden we hen beter opleiden in de specifieke modules die we aan het programma hebben toegevoegd, bijvoorbeeld budgettaire opvolging of analytische boekhouding ».
Volgens Chantal Rolin heeft het bedrijf naar een beter softwareprogramma kunnen overschakelen terwijl ze verder konden werken alsof er niets gebeurd was. « We hebben ervoor gekozen om de omschakeling op het einde van het jaar te doen, aangezien het vierde kwartaal in onze sector meestal rustiger is », herinnert ze. «We hebben zelfs niet tot het afsluiten van het jaar moeten wachten om de 150 dossiers die wij intern beheren, over te zetten naar het nieuwe systeem. Op dit ogenblik is het aantal gestegen tot 200 dossiers. De omschakeling van het ene naar het andere systeem is vlekkeloos verlopen zonder verlies van gegevens. En ook zonder veel tijdverlies aangezien onze medewerkers op korte termijn met het nieuwe systeem uit de voeten konden. Ze werken nu even vlot met het nieuwe systeem als dat vroeger met het oude het geval was (dat ze toch gedurende verschillende jaren hebben gebruikt) ».
De return van de investering door naar een nieuw systeem over te schakelen, is erg snel geweest. Volgens Francis Locquet zelfs op minder dan 2 jaar.
Het spreekt vanzelf dat RSM nog meer dan ooit een beroep zal doen op Megabyte in de volgende maanden en jaren. De samenwerking tussen beide bedrijven duurt nu al verschillende jaren en groeit steeds meer. In het begin waren het kleine interventies en reparaties, maar na verloop van tijd groeide het vertrouwen en tegenwoordig werkt Megabyte op een proactieve manier. Zo stelt ze haar klant nieuwe technologieën voor die een echte meerwaarde kunnen bieden aan de activiteiten van RSM. Megabyte heeft bijvoorbeeld meegewerkt aan het uitwerken van het toekomstige netwerk van RSM en aan de problematiek van de communicatieverbindingen tussen de kantoren van Brussel en Antwerpen. Ook staan er nog andere projecten op stapel…
« Ons professionalisme, onze ervaring (20 jaar !) en het jarenlange vertrouwen zijn duidelijk belangrijke troeven in onze relatie met RSM », aldus nog Emmanuel Taillieu.