Multimedia applicaties spelen een alsmaar belangrijkere rol bij hedendaagse, competitieve ondernemingen en IT is cruciaal voor het dagelijks beheer. Zo cruciaal dat het haast ondenkbaar is geworden dat een bedrijf kan functioneren zonder een betrouwbare IT-infrastructuur die volledig aangepast is aan haar specifieke noden. Dit principe geldt ook voor Gedimat-Ginion, de Belgische distributeur van materialen en uitrusting voor de bouwsector, renovatie, verhuis en decoratie. Het bedrijf opteert voor onophoudende innovatie om zo haar informatica-infrastructuur en haar resultaten te optimaliseren.

Gedimat-Ginion, een technologisch familiebedrijf

Gedimat-Ginion is een onderdeel van de groep Gedimat Benelux, het grootste netwerk van zelfstandige handelaars in bouwmaterialen. Gedimat-Ginion werd opgericht in 1926 en is een familiebedrijf dat reeds vier generaties lang wordt overgedragen, met steevast een oog voor vernieuwing. Dankzij dit stokpaardje beschikt de groep vandaag over een uiterst modern systeem voor verkoopbeheer en inventarisering.

Om de informatica goed te kunnen beheren en met de garantie van een goede opvolging en adviesverlening, koos Dhr. Ginion Megabyte als informaticapartner. Al meer dan twintig jaar wegedimatrken beide partijen samen op verschillende projecten die allemaal bijdragen tot hetzelfde doel: een efficiënt beheer van de dagelijkse activiteiten van de onderneming.

Hoogtechnologische projecten of klassieke projecten zoals een VPN-systeem of de beveiliging van het netwerk, Megabyte legde zich steevast toe op de noden van de onderneming om op een zeer gerichte manier te reageren zonder de toekomstige evolutie van de platformen daarbij uit te sluiten.

“We weten dat we altijd kunnen rekenen op onze IT partner Megabyte, die steevast oplossingen vond die zowel professioneel als creatief waren. Op die manier optimaliseert onze IT-partner de efficiëntie van ieders werk binnen de onderneming. We hebben dan ook het volste vertrouwen in Megabyte, en we weten dan ook zeker dat hun advies aangepast zal zijn aan onze specifieke noden, maar ook aan ons budget. Bovendien worden we te woord gestaan door één enkele contactpersoon voor heel onze IT infrastructuur, een groot voordeel,” legt Grégory Ginion uit.

Megabyte ontwikkelde, na een grondige analyse van de exacte business van Gedimat-Ginion, oplossingen op maat die perfect aansluiten bij de noden van de onderneming. Het op maat ontwikkelde inventarissysteem is daarbij het paradepaardje.

 

Complex inventarissysteem en commercieel beheer

Het beheer van dgedimat-ginione verkoop en de resterende stock in de bouwsector is geen sinecure. Men moet rekening houden met de stockageoppervlakte van dergelijke materialen en het afleveren op de werven zelf kan zeer complex blijken. Het is namelijk zo dat de bestellingen bij de productleveranciers gedaan worden vanop het kantoor van Gedimat-Ginion, maar vaak worden de producten rechtstreeks op de werf afgeleverd, zonder eerst via Gedimat-Ginion te komen. Daarenboven worden de prijzen van bepaalde producten verwerkt per stuk, maar aan de klanten verkocht per palet, m², m³ of zelfs per kilogram.

Om hiervoor een solide oplossing te vinden, contacteerde Gedimat-Ginion Megabyte, met als doelstelling een op maat gemaakt systeem te ontwikkelen voor al het commerciële beheer. De basis daarvan is Sage 100, dat het commerciële leven van de onderneming beheert, van bij de bestelling tot en met de facturatie. De parametrage en de programmatie werd voorzien op maat van de Gedimat-Ginion en Megabyte ontwikkelde bovendien een link tussen Sage 100 en het boekhoudprogramma BOB50, waardoor ook de wanbetalers nauwkeurig kunnen worden opgevolgd.

Stockinventaris via WiFi netwerk

Gedimat-Ginion is een onderneming die continu op zoek gaat naar verbeteringen en vooruitgang. Een aandachtspunt hierbij was de inventaris van de goederen. Voor het partnerschap met Megabyte werd de inventaris nog manueel opgemaakt, hetgeen een grote foutenmarge impliceerde. Als pleister op deze wonde, ontwikkelde Megabyte een volledig op maat gemaakt systeem. Sinds eind 2008 wordt de inventatris dan ook opgemaakt aan de hand van een scansysteem dat via de draadloze WiFi-verbinding in het volledige complex van Gedimat-Ginion de inventaris automatisch registreert. Daarbij had de IT-partner vooral aandacht voor beveiliging van het netwerk en resistentie van de apparatuur.

“Megabyte begon met een minutieuze studie van de incidenten om een maximale beveiliging van het draadloze netwerk te kunnen garanderen. Vervolgens moest de specifieke apparatuur gevonden worden die resistent was aan alle omstandigheden en die bijgevolg onze producten foutloos kon inscannen en doorsturen naar ons beheersysteem,” aldus Grégory Ginion.

Gedimat Ginion
Megabyte creëerde voor deze nieuwe implementatie een programma dat de scanners en het commerciële beheersysteem Sage Lijn 100 met elkaar verbindt. Dit ingenieuze systeem staat toe dat de producten stuk voor stuk ingescand worden aan de hand van hun unieke barcode en bovendien wordt de gebruiker onmiddellijk verwittigd als het gescande product nog niet geregistreerd is. Momenteel speelt de onderneming met de idee om haar eigen barcodes te ontwikkelen. Vandaag is het al mogelijk om via de scanner de voorraad aan te vullen dankzij automatische bestellingen bij de leveranciers.

“Dankzij deze manier van werken, beschikken we nu over een zeer precieze inventaris, die zeer snel up-to-date is en die bovendien erg gebruiksvriendelijk is. Wat de security van het systeem betreft, hoeven we ons überhaupt geen zorgen te maken,” bevestigt Grégory Ginion.

Megabyte, een full-service IT partner

Het IT-netwerk bij Gedimat-Ginion bestaat uit twee servers afkomstig van Megabyte, die ervoor zorgen dat er een vijftiental posten operationeel zijn. Ook voor wat de beveiliging van de gegevens betreft, zijn alle voorzorgen genomen. De netwerken zijn softwarematig beveiligd, dagelijks wordt er een automatische backup voorzien en de servers bevinden zich in een aparte afgesloten en gekoelde kamer waar ze volledig stofvrij worden gehouden.

“We zijn zeer tevreden met de structuur. Tot vandaag bleven we gespaard van eventuele problemen. Bovendien kunnen we voor de kleinste vraag of het kleinste probleem bij Megabyte terecht en zij reageren steevast onmiddellijk en zeer flexibel,” verklaart Grégory Ginion.

Maar de samenwerking tussen Gedimat-Ginion en haar IT partner gaat verder. Onlangs installeerde Megabyte een volledig vernieuwd VoIP-netwerk dat speciaal is aangepast voor de KMO’s, met aangepaste menu’s. Een grote troef is de optie die toelaat om via de telefoon onmiddellijk op de luidsprekers in de winkel uit te komen. Dit vergemakkelijkt de winkelcommunicatie uiteraard enorm.
CRM-projecten voor de toekomst

Om de klantrelaties en de opvolging van de lopende projecten te optimaliseren, bekijkt Gedimat-Ginion momenteel de mogelijkheden om een CRM-applicatie te laten ontwikkelen door Megabyte die rechtstreeks verbonden is met de telefooncentrale. Op die manier zouden de medewerkers een directe toegang hebben tot de volledige klantenfiche van de persoon die belt of gebeld wordt. Dit project zou de komende weken gefinaliseerd moeten worden. Heel wat projecten in de pipeline dus bij Gedimat-Ginion en om die tot een goed einde te brengen, rekent de onderneming op Megabyte.

“Megabyte heeft keer op keer bewezen met zeer veel professionaliteit en creativiteit aan de slag te gaan op veschillende projecten. Dit verstevigde uiteraard ons vertrouwen en wij rekenen dan ook op het team van Megabyte om nog lange tijd onze IT infrastructuur te beheren.”, besluit Grégory Ginion.