Hoe omgaan met zeven moeilijke persoonlijkheden in een vergadering

Grumpie, Giechel, Kwebbel, Doc … Deze profieltypes (gebaseerd op de zeven dwergen van Sneeuwwitje) kunnen tweedracht zaaien tijdens een vergadering, en – als u niet oppast – zelfs de hele meeting overnemen. Xavier Cornette de Saint-Cyr, coach bij Hexalto, heeft enkele nuttige tips om elk van deze stoorzenders aan te pakken.

Vanaf het moment dat er meer dan tien personen in dezelfde ruimte zijn, wordt het moeilijk om sterke karakters onder controle te houden. Het groepseffect kan namelijk schadelijk zijn. De herrieschopper wil opvallen en zal de sfeer verpesten of het team uit elkaar drijven. Of nog erger, de zaal tegen u opzetten en de vergadering saboteren. U moet dus de touwtjes goed in handen houden. Hieronder vindt u zeven profielen van typische opruiers en de beste manieren om hen te neutraliseren.

Grumpie Hij gaat nooit akkoord, hij spreekt alles constant tegen. « Dat zal niet werken ! ». « Dat ding is slecht uitgewerkt. ». Zelf maakt hij zijn handen niet vuil en biedt hij geen alternatieven, en antwoordt hij : « Ah maar jij bent de baas ! ». Dit profiel is niet gemakkelijk aan te pakken. Hij is vastgeroest in zijn gewoontes, bang voor veranderingen, soms zelf agressief. Hij blokkeert elke collectieve beslissing.
Pak hem stap voor stap aan. 1/ Stel hem maximaal drie vragen om beter te begrijpen waarom hij zo reageert. Pas wel op dat u niet terechtkomt in een ping-pong spel zonder einde. 2/ Geef hem een taak die bij zijn karakter past, zodat hij zich betrokken voelt. 3/ Wees direct : « het is nu eenmaal zo en niet anders ! ». En geef hem een deadline van één maand.

Doc Hij is een expert in zijn domein, een mooiprater, meester in het discussiëren. Hij onderbreekt de anderen constant, hij is een echte muggenzifter die  » zijn  » methode aanprijst, zijn antwoorden zijn doorspekt met literaire referenties. Hij straalt geloofwaardigheid uit en hij stelt uw bekwaamheid in vraag waar iedereen bijstaat. Vermijd de confrontatie. Paai hem en stel zijn tussenkomsten zoveel mogelijk uit.  » Wat je zegt is heel interessant, noteer het en we zullen er aan het einde van de vergadering over praten «  De kans is groot dat zijn opmerkingen op dat moment niet meer relevant zullen zijn. Andere optie : u kunt hem – met de goedkeuring van de groep – aanbieden om de vergadering te leiden rond één specifiek onderwerp. Misschien zal het feit dat hij in de kijker staat, hem kalmeren.

Giechel Hij maakt misbruik van een welwillend publiek om grappen uit te halen. Mensen vinden hem sympathiek want hij doet hen lachen. Maar hij stoort iedereen. U moet hem snel doen zwijgen, anders is de meeting naar de vaantjes.
Pak hem aan in twee stappen. 1/ Lach mee met de eerste grap en bedank uw Urbanus voor dit ontspannend moment. Hierdoor toont u dat u een gevoel voor humor hebt. 2/ Breng iedereen langzaam terug tot de orde van de dag.

Laatkomertje Het is zijn gewoonte om te laat te komen : wees streng en volg deze gouden regel : herhaal nooit wat aan het begin van de vergadering in zijn afwezigheid gezegd werd. Wacht nooit op hem om te beginnen. Wanneer hij uiteindelijk komt opdagen, past u één van de volgende drie technieken toe. 1/ De stilte  « Wij wachten tot Jan gaat zitten ». Dit zal hem uit het lood slaan, en misschien zelfs schuldig doen voelen. 2/ Ironie kan hem ook uit balans brengen. Ik heb een manager gekend die de laatkomer het volgende vertelde : « Ok, dat was dus een belangrijk punt dat jullie zeker niet mogen vergeten ». De laatkomer werd plots bezorgd en vroeg « wat hebben jullie gezegd ? ». 3/ Herhaal de regels rond stiptheid, en zeg op een koele manier « de vergadering begint om 10u, kunt u alstublieft eens een inspanning leveren ! » .

Kwebbel Hij praat onder één hoedje met zijn buur. Maak u niet druk, en vraag hem liever om zijn opmerking luidop met de anderen te delen. « U heeft blijkbaar iets interessants te melden, vertel het ons … » . U kunt ook wat dichter naar hem toegaan tijdens uw presentatie. Uw fysieke aanwezigheid zal hem storen, en zijn gedrag houdt onmiddellijk op. Of anders laat u de anderen reageren met « sstttt  » of met verveelde gebaren, dat werkt ook heel goed !

Stekkerdoos Hij is verslaafd aan high-tech speelgoed, SMS’en, smartphones en laptop … Hij luistert niet en stoort de vergadering door de helderheid van zijn scherm of de geluidjes van zijn telefoon. Wees hem te slim af door het volgende op het bord te schrijven : « Vergeet niet om uw laptop terug aan te zetten aan het einde van de vergadering » . Of geef hem een taak bij elk geluidsignaal, bijvoorbeeld het opstellen van het verslag. En in het ergste geval kunt u hem op zijn plaats zetten met een droge « deze vergadering is ook dringend en belangrijk ! » , anders riskeert u uw geloofwaardigheid te verliezen.

Dommel Hij valt in slaap, snurkt of heeft nachtmerries. Zelfs als hij stil is, stoort hij de vergadering. Schud hem wakker en geef hem een goede raad. « De dag vóór een vergadering moet je vroeg gaan slapen » , of « Vanaf nu eet je ’s middags bio ! » . Wat je ook kan doen is hem op zijn plaats zetten. « Wij moeten een beslissing nemen, jij moet ook aandachtig zijn en meewerken zoals de anderen » .