Digitalisering in de boekhouding

De lidstaten van de Europese Unie zullen vóór 27 november 2018 de Europese elektronische factuur invoeren (voor openbare aanbestedingen). Deze datum wordt dé startdatum van de bedrijfsdigitalisatie. Wij bieden innoverende oplossingen voor digitalisatie bij specifieke klantengroepen : boekhouders, accountants, micro-ondernemingen en KMO’s.

De elektronische facturatie

De digitalisering van facturen bestaat erin om een factuur via elektronische weg uit te geven of te ontvangen. Bedoeling voor de bedrijven (klanten en leveranciers) is om de papieren factuur te vervangen. Om wettelijk te zijn, moet het digitalisatieproces de authenticiteit van de oorsprong (identificatie van de afzender) en de integriteit van de inhoud (niet-aanpasbaar formaat) van de facturen garanderen. In België is deze rol weggelegd voor de e-FFF uitwisselingsstandaard, gebaseerd op UBL 2.0. De e-factuur beschikt over belangrijke troeven : betrouwbaarheid, geen verzend- of printkosten, versnelde afhandeling van de facturatie, minder betalingsachterstanden, kleinere ecologische voetafdruk. Op dit ogenblik bestaat een derde van alle boekhoudkundige taken erin om facturen manueel te behandelen.

documentenbeheer-db-sharepoint

CodaBox : de nummer 1 van de digitalisatie

CodaBox is tegenwoordig een PEPPOL gecertificeerde leverancier, erkend door de Europese autoriteiten en dus een officiële ‘gateway’ tussen het PEPPOL platform en de entiteiten of lokale oplossingen voor het elektronische beheer van facturen. Eind vorig jaar heeft Codabox met succes zijn eerste factuur via het OPEN PEPPOL-net verstuurd. CodaBox gaat nog verder met de integratie van de elektronische handtekening. CodaBox stuurt de CODA bestanden naar bijna 1500 accountantskantoren en kan ook : – Automatisch de lonen importeren ; – De bankafschriften ophalen en beheren volgens de CODA normen, en deze perfect laten integreren ; – Het communicatieproces met de banken afhandelen ; – De elektronische bankafschriften ophalen en doorgeven aan de accountantskantoren ; U kunt het opladen automatiseren zodat de digitale ingaven nog makkelijker verlopen !

PEPPOL, Pan European Public Procurement

De Europese lidstaten kiezen steeds meer voor digitalisering en verplichten vaker elektronische uitwisselingen in verschillende domeinen : boekhouding, fiscaliteit of op sociaal vlak. De redenen zijn vanzelfsprekend : snellere interactie, veiligere gegevens, vereenvoudigen van administratieve taken … Of anders gezegd : de relaties met de klanten vergemakkelijken, verwerkingskosten verminderen en de uitwisseling beveiligen. Deze nieuwe technologieën helpen boekhouders, accountants en administraties om grote besparingen uit te voeren. In België heeft de Vlaamse regering het initiatief genomen door het versturen van documenten aan te moedigen via het PEPPOL-netwerk. Dit betekent dat er met één unieke standaard gewerkt wordt. Vlaanderen heeft hiermee een reële stap gezet op het vlak van de elektronische facturatie. Wallonië zal dus ook moeten volgen als zij de toegang tot bepaalde markten niet wil mislopen.

De voordelen van de digitalisatie

De oplossingen voor digitalisatie schieten als paddenstoelen uit de grond. De nieuwe technologie vergemakkelijkt het archiveren, delen en versturen van documenten. Het digitaliseren van facturen kan gedaan worden door accountantskantoren of door de klanten zelf. Steeds meer dienstverleners gebruiken de elektronische facturatie voor hun privé-klanten. Dit fenomeen luidt het begin in van de digitalisatie-facturatie, maar ook van : – De verloning ; – De communicatie van officiële documenten ; – De relatie met overheidsmarkten ; – Het versturen van zakelijke documenten ; – Het versturen van professionele correspondentie ; – Het versturen van bestellingen ; Het digitaliseren van handtekeningen is ook een steeds belangrijk wordende toepassing. Hierdoor kunnen grote besparingen verwezenlijkt worden op het vlak van beveiliging en wettigheid. Wij staan aan de vooravond van de digitalisatie in de bedrijven, en de boekhouding is één van de sectoren die het meest betrokken zijn.