Vijf eenvoudige technieken om tijd te winnen

Als u onder zware tijdsdruk staat om een belangrijke taak af te werken, dan kunt u met een beetje discipline kostbare tijd winnen. Lees hieronder welke beproefde methodes u kunt toepassen.

Er bestaan duizend-en-één methodes om uw kostbare tijd beter te beheren. Sommige zijn toepasselijk voor een bepaald soort taken, anderen zijn dan weer eerder gelinkt aan uw temperament of uw manier van denken. Hieronder vindt u vijf eenvoudige en complementaire manieren die hun doeltreffendheid al bewezen hebben. Pas ze dus toe om zo beter uw tijd te beheren, zowel op het werk als privé.

  • POMODORO, OM OPTIMAAL GECONCENTREERD TE BLIJVEN

    Uitgevonden door de Italiaan Francesco Cirillo (vandaar de naam « Pomodoro », de Italiaanse benaming voor zijn keukenwekker in de vorm van een tomaat), de techniek die uw werkdag opdeelt in periodes van 25 minuten, onderbroken door mini-pauzes van 5 minuten. De 4de periode wordt gevolgd door een langere pauze van 20 à 25 minuten. Een wekker, klok of elektronisch alarm waarschuwen u als de verschillende periodes afgelopen zijn. De voornaamste uitdaging bestaat erin uw werkdag onder te verdelen in taken van 25 minuten.

    Sterke punten van deze techniek : pakt getreuzel aan, houdt u fit en gemotiveerd telkens u een taak afwerkt. Bovendien vermindert deze methode het risico op onderbrekingen.

  • DE 2.20.2.2 METHODE, OM DE VRAGEN VAN UW OVERSTEN TE KUNNEN CLASSIFICEREN

    2 minuten = ik doe het dadelijk, 20 minutes = ik doe het als ik klaar ben, 2 uur = ik probeer uitstel te krijgen of een vermindering van het aantal gevraagde taken, 2 dagen = ik stel aan mijn baas voor om mijn prioriteiten te herzien. Dit uurrooster is doeltreffend om de aanvragen van uw n+1 in te plannen. Het idee is om te schatten in welke van deze vier uurroosters de taak valt. Het eerste – 2 minuten – maakt het mogelijk om tijd te winnen, want als u in discussie moet treden, verliest u nog meer tijd.

    Sterke punten van deze techniek : men weet snel hoe de aanvraag aangepakt kan worden, de lopende zaken worden niet onderbroken en het werk kan op een homogene manier uitgevoerd worden.

  • BEPERKEN, OM ZO DE TO-DO LIJST TE VERMINDEREN

    Goede raad voor iedereen die teveel werk heeft : deze methode raadt aan om bepaalde activiteiten te laten vallen zodat de dagen niet te lang duren. Plan een vast tijdstip waarop u dagelijks het kantoor verlaat. 10 minuten vooraleer u naar huis gaat, stelt u een to-do lijst op met al uw activiteiten. Vergeet zeker niet de onverwachte taken die misschien 1, 2 of 3 uren duren. Rangschik deze taken op basis van de volgende vraag : « als ik slecht 1 ding moest doen, wat zou het dan zijn ? », en geef deze taak n°1, « Als ik twee dingen kon doen … », wordt n°2, enz. Telkens geeft u de taken een realistische duur. Komt u aan een totaal van 15 werkuren ? Verwijder de minder belangrijke taken (stel ze uit of delete ze). En op de dag dat u de andere taken uitvoert, werkt u deze af in volgorde.

    Sterke punten van deze techniek : u beperkt de duur van uw werkdag, u stopt met u in te beelden dat u alles kunt, u werkt minstens één belangrijke taak af per dag en u herbront zich.

  • HET ONTWERP, OM DE DRUK TE VERMINDEREN

    Een ontwerp of draft is altijd een goede start van een rapport, een ingewikkelde e-mail, een Powerpoint… Maak liever een kladontwerp dan u constant uit te putten om een taak af te werken. Schrijf snel uw ideeën neer. De volgende dag zal uw brein sneller reageren op uw onderwerp, en met heel wat minder stress. Bovendien kunt u feedback vragen aan uw omgeving omtrent uw hersenspinsels, vooraleer u uw definitieve versie schrijft. Denk aan « mind mapping » om sterke ideeën op te schrijven. En maak meerdere ontwerpen tijdens de verschillende stappen van een project.

    Sterke punten van deze techniek : een ideaal tegengif voor de angst van het lege blad, stimuleert de creativiteit en de spontaniteit, vermijdt een « pijnlijke » bevalling, verzacht de angst voor perfectie en brengt nieuwe ideeën aan.

  • DE VRAAG VAN 1 MILJOEN, OM DE ANDERE TE VERPLICHTEN DADELIJK TOT DE KERN VAN DE ZAAK TE KOMEN

    Doel van deze methode is om sneller een vraag te verduidelijken. Draait uw collega rond de pot ? Is hij onduidelijk ? Treedt hij teveel in de details ? Hierdoor verliest u kostbare tijd. Luister naar wat hij te zeggen heeft zonder hem te onderbreken, zodat u weet wat hij van u wenst. Na de eerste stilte (of adempauze) vraagt u hem vriendelijk : « Wat verwacht je concreet van mij ? ». Daarna laat u hem nadenken, en in de meeste gevallen zal hij antwoorden binnen de 30 seconden. Herhaal zijn vraag in uw eigen woorden om te tonen dat u hem begrepen hebt. En daarna kunt u de knoop doorhakken.

    Sterke punten van deze techniek : hij leert uw gesprekpartners om hun vragen samen te vatten alvorens u te contacteren.

Bron : http://lentreprise.lexpress.fr/