HI-System: Gestion Comptable, Commerciale, Logistique et Production. Entreprise Management.

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Ne pas disposer d’un bon ERP expose l’entreprise à des inefficacités opérationnelles, des erreurs coûteuses, une perte de compétitivité, et des risques de non-conformité légale, compromettant ainsi sa performance globale et sa croissance.

Evitez la complexité inutile et l'absence de formation : simplifiez, formez, et optimisez pour maximiser l'efficacité avec Hi-System!

Mettez en place Hi-System à large spectre fonctionnel et financier jusqu’à la consolidation financière.

Vous désirez bénéficier d’un ERP international intégré.

Optez pour Hi-System qui peut être couplé à ComplyStation pour vos processus digitalisés.

HI-System

Hi-System est la clé pour centraliser vos opérations, optimiser vos performances et propulser la croissance de votre entreprise en toute simplicité.

Gestion du Business Clients

Conversion des offres en commandes clients avec suivi des demandes d’offres.
Système de gestion des ventes comparées aux prévisions des contrats.
Introduction rapide des commandes clients avec toutes les informations nécessaires (articles, stock, livraisons, etc.).
Personnalisation des informations affichées à l’écran.

Gestion des Commandes Clients

Traitement automatique des commandes clients.
Propositions de « Pick List » et commandes fournisseurs automatiques si les articles sont en stock ou en négoce.
Création d’ordres de production ou de service pour articles nécessitant préparation avant expédition.
Consultation d’informations clés lors de la saisie de commande (prix, stock, contrat, etc.).

Expédition des Commandes Clients

Optimisation des expéditions et réduction des coûts.
Gestion des processus de picking, packing, loading et shipping avec mise à jour automatique du stock.
Génération automatique de Pick List, étiquettes, et gestion des articles à livrer

Facturation Clients

Facturation manuelle ou automatique à partir des commandes et notes d’envoi.
Possibilité de facturation différée via un agenda système.
Intégration avec la comptabilité pour générer les mouvements comptables automatiquement.
Analyse des mouvements comptables via balances et grands livres.

Gestion des Stocks

Contrôle précis et permanent des niveaux de stock.
Gestion multi-magasins, multi-localisations, et des lots.
Systèmes de gestion des variantes d’articles et des unités de mesure.
Génération des mouvements comptables pour l’inventaire permanent.

Gestion des Achats

Gestion des fournisseurs et des caractéristiques des articles achetés.
Création de commandes fournisseurs via différentes méthodes (réquisitions, offres, approbation).
Possibilité d’envoi automatique des commandes à la comptabilité.
Contrôles à la réception des marchandises (quantité, qualité, date de livraison).
Suivi des commandes via des « indicateurs qualité » pour comparaison avec la facture.

Gestion des Ordres de Production

Gestion des ordres de production pour articles fabriqués ou semi-finis.
Calcul des composants et ressources nécessaires à la production.
Utilisation de la méthode de « backflushing » pour ajuster les stocks en fonction des quantités produites.
Calcul du prix de revient de l’ordre de production et gestion des écarts entre quantités standard et réelles.

Consolidation de Gestion

Multi sociétés et divisions au sein d’un Groupe.
Chaque société tient une comptabilité indépendante.
Trois méthodes de consolidation.
Gestion des devises et conversions automatiques.
Élimination des écritures Interco.
Analyses en cascade, groupe, société, divisions, …

Reporting Comptable, Analytique et Financier

Intégration du software QlikSense pour les tableaux de bord et KPI’s.
Tableaux de bord et rapports standard prédéfinis (C. Résultats, Bilan, ….).
Analyses financières et budgétaires (prévu/réalisé).
Gestionnaire de rapports HI-Account (requêteur).
Intégration avec Microsoft Excel.

Comptabilité Générale

Plan Comptable général, détail des comptes, évolution des soldes mensuels, détail pièce et mouvements, variables libres.
Opérations comptables spécialisées : ventes, achats, financiers et opérations diverses.
Gestion journalière : domiciliations, imputations prédéfinies, contrôle et suivi automatique des traites.
Paiements : Récupération fichiers banque (CODA), proposition paiement à fournisseurs, imputations automatiques.
Lots comptables : consultation des lots, des pièces et des mouvements comptables. saisie manuelle ou via interface avec systèmes externes.
Traitements périodiques : clôtures, impressions des balances des comptes généraux et tiers, journaux, grand livre, bilan, déclarations TVA, fiches 28150/32550 (Belgique), Intrastat et Intracom….
Clôtures TVA, période et exercice, provisoires et définitives.
Apurement de résultats, report des soldesexercice fiscal suivant.
Interfaces et intégrations avec systèmes externes : données tiers, plans comptables, plans analytiques, mouvements comptables, soldes d’ouverture, postes ouverts, …
Multi sociétés/divisions, multi exercices/périodes fiscales, multi devises, multi langue, multi site, multi législations.

Comptabilité des Tiers et Auxiliaire

Signalétique tiers, détail des comptes, évolution des soldes mensuels, détail pièce et mouvements.
Centralisation des soldes vers les comptes tiers des comptes généraux.
Lettrage automatique : Clients, Fournisseurs (Virements à Communication Structurée), plusieurs méthodes de lettrage.
Recouvrements : rappels de paiement, calcul et imputation d’intérêts de retard, gestion contentieux.
Gestion des traites
Rapports: compte courant, facturiers, journaux des ventes, balance Âgée, balance des tiers, …

Comptabilité Analytique

8 plans analytiques : détail des comptes, évolution des soldes mensuels, détail pièce et mouvements analytiques.
Opérations : opérations diverses analytiques, circuits analytiques, répartitions analytiques, imputations automatiques.
Traitements périodiques : clôtures analytiques, balances analytiques, grand livre analytique, balances croisées et grand livre croisé.

Comptabilité Budgétaire

Plan comptable budgétaire (natures budgétaires et liaisons comptabilité).
Fiche budget, budget de référence, circuits analytiques, valeur budget.
Répartitions mensuelles du budget : automatique / manuelle, interfaces : importation des budgets, simulations jusqu’à la confirmation d’un budget.
Visualisation dimension analytique, natures budgétaires, comptes généraux.
Comparaisons budget : prévu / réalisé et calcul des écarts, tableaux budgétaires.

Comptabilité des Engagements

Passage en comptabilité des commandes fournisseurs et clients.
Contrôle budgétaire : alertes/blocages des commandes fournisseurs.
Saisie de factures à partir des commandes fournisseurs.
Comparaison entre commande et facture, contrôle quantitatif et qualitatif.
Approbation de factures ou factures en attente de paiement.
Impression des documents comptables avec ou sans les valeurs des commandes.

Consolidation Financière et Légale

Exactitude des données financières : Assurer l’intégrité et la précision des informations financières issues des différentes entités du groupe, sans erreurs ni divergences.
Conformité aux normes comptables : Respecter les normes locales et internationales (IFRS, GAAP) afin de garantir une consolidation conforme aux exigences légales et réglementaires.
Harmonisation des méthodes comptables : Uniformiser les méthodes de comptabilisation des entités consolidées (évaluation des actifs, provisions, etc.) pour garantir la comparabilité et la cohérence des données.
Elimination des opérations intra-groupe : Identifier et éliminer les transactions et les soldes intra-groupe pour éviter la double comptabilisation des revenus, dépenses ou actifs.
Traitement des minoritaires et participations : Appliquer correctement les principes de consolidation pour les intérêts minoritaires et les participations non contrôlées.
Transparence et traçabilité : Assurer une documentation et une traçabilité claires des ajustements et retraitements effectués lors du processus de consolidation.
Délai de publication : Respecter les délais de clôture et de publication des comptes consolidés, essentiels pour les obligations légales et les attentes des parties prenantes.
Fiabilité des outils de consolidation : Utiliser des outils performants et sécurisés qui centralisent et automatisent une grande partie du processus pour minimiser les erreurs et accélérer la consolidation.

Actifs Immobilisés

Définition types d’actifs, comptes d’imputation des amortissements, importation fiches actif, types amortissement, localisations, responsables. Amortissement fiscal, comptable et analytique.
Dotations : automatiques, réalisations d’actifs avec calcul des plus et moins-values, comptabilisation dotations périodiques, amortissements annuels.
Documents : tableaux d’amortissement, acquisitions, amortissements, réalisations d’actif.

Gestion de Trésorerie

Opérations de trésorerie : banques, caisses, transferts, journaux financiers : banques et caisses.
Communications structurées avec les banques (Isabel, Coda, Sepa, …).
Plan de trésorerie : évolution des liquidités par période sélectionnée.
Saisie, contrôle et suivi des placements, des emprunts et des financements.

Cash Management & Cash Planning

Gestion des rubriques : signalétique, paramètres et liens.
Prévisions : proposition et ajustements/encodage des prévisions.
Exploitation : critères de sélection, tableau de cash management, consultation du détail, impressions.
Droits d’accès : définition des types et utilisateurs qui ont accès.

Gestion Rappels de Paiement et du Contentieux

Niveaux de rappel, codes contentieux, motifs d’assignation, types juridictions/juridictions, types d’alertes. Rappels de paiement.
Proposition de mise en demeure et envoi de lettres de mises en demeure. Impact sur les tiers et pièces comptables.
Gestion des dossiers de contentieux, huissiers et avocats.
Suivi des audiences, alertes, mise au rôle, réception du jugement, frais d’huissier et d’avocats.
Exécution, plan d’apurement, mise en attente et clôture.

Dématérialisation des Factures, Commandes, …

Scan et séparation des documents manuellement ou en automatique.
Capture de documents en annexe d’emails et scan.
OCR : reconnaissance du contenu des documents sans template (IRISxTract de IRIS/Canon).
Validation des résultats et envoi vers la comptabilité HI-Account.
Génération des factures, commandes, ou autre type de document avec document scanné annexé (PDF). Facture bloquée en « attente paiement ». Archivage du document scanné.

Workflow d'Événements

Définition des workflows d’approbation et étapes de validation.
Définition des groupes ou responsables de validation.
Configuration des remplaçants en cas d’absence.
Acceptation, rejet et motif ou transfert de la demande d’approbation.
Visualisation de l’état d’approbation au niveau de chaque document.
Trois outils de validation : HI-Account, utilitaire externe, web app.
Au moment de la validation, possibilité de changer les imputations analytiques et annexer des documents additionnels justificatifs.
Après approbation, la facture est débloquée pour le paiement.
Écran de suivi global qui permet de filtrer et afficher la liste des documents et leur état dans le workflow d’approbation.

Gestion des Notes de Frais

Définition des rubriques, comptes généraux et analytiques associés, TVA. Gestion des personnes et autorisations, association fournisseurs.
Encodage et impression des notes de frais.
Cycle de validation et approbation électronique.
Génération de la facture d’achat correspondante à la note de frais.
Application dédiée « gestion des notes de frais ».

Gestion des Devises

Définition nombre illimité de devises.
Actualisation automatique des taux de change en liaison avec la Banque Centrale Européenne.
Réévaluation des montants en devise pour les comptes financiers.

Fonds de Placement

Gestion des types de fonds, rubriques, opérations domaines d’activités, gestionnaires des portefeuilles, templates opérations, catégories de recettes. Signalétique portefeuille et fonds.
Gestion et clôtures des fonds.
Listes et rapports (recettes, tableau de bord, récapitulatif des fonds, réinvestissements / souscriptions).

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