Cinq techniques simples pour gagner du temps

Inventée par l’italien Francesco Cirillo (d’où « Pomodoro », nom de son minuteur de cuisine en forme tomate), la technique invite à rythmer sa journée en séquences de travail de 25 minutes, séparées par des mini-pauses de 5 minutes. La 4ème est suivie d’une pause plus longue de 20 à 25 minutes. Vous en serez plus productif, car focalisé sur une tâche précise, l’esprit se disperse moins. Un minuteur, un réveil, ou une alarme électronique, vous rappellera à l’ordre à la fin de plages horaires prédéfinies et cadencées. La difficulté réside, en amont, à lotir sa journée en sous-tâches de 25 minutes.  

Les points forts de cette technique ? Elle combat la procrastination, ragaillardit et motive une fois que chaque tâche est achevée. Enfin, elle réduit les risques d’interruption. 

2 minutes, je fais tout de suite, 20 minutes, je fais dès que j’ai fini, 2 heures, je négocie le délai ou un allègement des tâches exigées, 2 jours, je suggère à mon chef une révision de mes priorités. Cette grille est efficace pour calibrer les demandes de votre n+1. L’idée est d’estimer le temps approximatif à y consacrer selon ces quatre tranches. La première – 2 minutes – permet de gagner du temps, car vous en perdrez bien davantage à argumenter un refus.

Les points forts de cette technique ? Elle structure rapidement la réflexion dès la demande, évite d’interrompre ce que l’on fait à chaud, préserve des séquences homogènes de travail. 

Conseillé aux surinvestis, le procédé incite à renoncer à certaines actions pour s’épargner des journées à rallonge. Fixez-vous une heure précise et quotidienne de départ du bureau. Puis prenez 10 minutes la veille pour établir une to do list consistante, incluant toutes vos activités, et surtout … les imprévus – 1, 2 ou 3 heures – à évaluer selon votre job. Triez avec la question suivante : « si je ne devais faire qu’une seule chose ce serait laquelle ? », affectez-lui le n°1, « Si je pouvais faire deux choses… », le n°2, etc. Pour chaque cas indiquez une durée réaliste. Vous arrivez à 15 heures de travail ? Eliminez les tâches hors limite (à repousser ou à supprimer). Et le jour « J », besognez dans l’ordre en achevant chaque opération. 

Les points forts de cette technique ? Elle limite l’amplitude de la journée de travail, chasse l’illusion qu’on peut tout faire, permet d’accomplir au moins une tâche essentielle par jour et de se ressourcer. 

C’est le premier jet, d’un rapport, d’un mail complexe, d’un Powerpoint … Plutôt que de vous atteler en continu à la tâche durant le créneau choisi, effectuez sur l’instant un brouillon. Gribouillez vos idées sur un temps court. Le lendemain, le cerveau ainsi conditionné, réagira plus vite sur votre sujet, et vous en aurez moins de stress. En outre, vous pourrez solliciter des feedbacks de votre entourage, sur cette version bêta, avant de la peaufiner. Pensez au « mind mapping » pour dégager des idées fortes. Et réalisez plusieurs drafts à différents stades de votre projet.  

Les points forts de cette technique ? Elle délivre de l’angoisse de la page blanche, libère la spontanéité et la créativité, empêche d’accoucher « dans la douleur », atténue le souci de perfection, fluidifie la pensée. 

Elle vise à abréger le temps passé à clarifier une demande. Votre collaborateur tourne autour du pot ? Il s’embrouille ? Il rentre dans les détails ? Et consomme votre temps sans compter. Ecoutez-le un moment sans l’interrompre, afin de déceler une envie ou une requête, et au 1er silence (ou à la 1ère respiration), posez-lui la question-clé, avec bienveillance : « Qu’attends-tu de moi concrètement ? ». Puis, laissez-le réfléchir, le plus souvent, il répondra en moins de 30 secondes. Dès lors reformulez son besoin pour montrer que vous avez compris. A vous, ensuite, de trancher. 

Les points forts de cette technique. Elle donne l’habitude à vos interlocuteurs de synthétiser leurs demandes avant de venir vous voir.